汕尾市统计局公文处理办法

一、总则

（一）为使我局的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》和《省统计局公文处理办法》，结合我局的实际，制定本办法。

（二）机关公文（包括电报，下同）是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文体，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

（三）公文处理应坚持实事求是、精简、高效、安全的原则，并严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

（四）机关全体工作人员，特别是各级负责人要高度重视公文处理工作，严格遵守本办法并努力提高公文处理工作水平。

（五）办公室是我局公文处理的管理机构，主管全局的公文处理工作并指导下一级单位的公文处理工作。

二、公文种类

（六）我局公文主要种类有：

1、决定。

适应用于对重要事项或者重要行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

2、通知。

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

3、通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

4、报告。

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

5、请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

6、批复。

适用于答复下级机关的请示事项。

7、意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。

9、会议纪要。

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、公文格式

（七）公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

    1、秘密等级：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。

2、紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

3、发文机关标识：使用发文机关全称或者规范化简称；联合发文，主办机关排列在前，其他机关按规范顺序排列。

4、发文字号：包括机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关发文号。

5、签发人：上行文应当注明签发人、会签人姓名。

6、标题：公文标题必须准确地概括公文的主要内容，一般由发文机关、事由和文种三部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

7、主送机关：指公文的主要受理机关，要使用全称或者规范化简称、统称。

8、附件：公文如有附件，应注明附件顺序和名称。

9、用印：公文除“会议纪要”和电报以外，必须加盖印章。联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合办理的下行文或平行文，发文机关都要加盖印章。

10、成文日期：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

11、附注：公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。“附注”的位置在成文日期和印章之下，版记之上。

12、主题词：公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。办公室负责标注主题词。

13、抄送机关：指除主送机关以外，需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

14、公文文字从左至右横写、横排，左侧装订，使用规范化汉字。

（八）公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准。公文用纸采用国际标准A4型。

四、行文规则

（九）行文应确有必要，注重实效，严格控制公文数量。

（十）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（十一）我局与同级部门间依据职权可以相互行文，也可以向下一级政府统计部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文，如需行文，应报本级政府批转由本级政府办公室转发，因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。与同级部门、下一级政府、相应的党组织、人民团体、军队机关和具有行政职能的事业单位可以联合行文。联合行文应明确主办单位，并排列在前，其他按党、政、军、人民团体顺序排列。

（十二）属于我局职权范围内的事务，由我局自行行文或联合行文。须经市政府审批的事项，经市政府批准后也可由我局行文，但文中应注明经市政府同意。

（十三）除局办公室外，局内设机构不得向外正式行文。即向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性的文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项，但可以用信函的形式与省统计局相关处级单位，市直部门的相关业务单位和县级统计部门的对口单位商洽工作、询问和答复问题。信函不编号，不归档。

（十四）我局对上行文，如涉及其他主管部门职权范围的事务，应先会签。

（十五）我局对下行文，如涉及其他主管部门职权范围的事务，应先与有关部门就有关问题协商一致，否则不得行文。我局对下的重要行文，必要时应抄报市政府和省统计局。

（十六）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其他下级机关。请求上级机关批转的请示，应同时附上级机关批转的代拟稿。“报告”不得夹带请示事项。

（十七）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（十八）我局向县（市、区）统计部门行文，必要时可抄送同级地方党委和政府。

五、发文类型

（十九）我局的发文类型有：

1、汕尾市统计局文件

 适用于我局重要工作部署；转发上级机关文件；向上级机关请示报告重要事项；批转下级机关的重要请示、报告；制订和发布统计制度；与市直有关部门联合部署工作；其他需要以局名义印发的文件等。

 发文字号为：汕统字[××××]×号。

2、汕尾市统计局函件

适用于我局与有关部门就具体工作、具体事项进行协商；答复有关部门的重要询问，就有关统计工作征求有关部门意见；审批统计调查制度；批复下级机关的请示；任免工作人员；其他需要以局名义印发的函件。

发文字号为：汕统函[××××]×号。

3、汕尾市统计局办公室文件

适用于传达、贯彻上级机关的指示；向下级统计部门和直属单位布置具体工作、通报有关事项；与有关部门联系协商具体工作；印发重要会议通知和会议文件；其他需要以办公室名义印发的文件等。

发文字号为：汕统办字[××××]×号。

  4、汕尾市统计局办公室函件

  适用于答复上级机关及同级部门对具体问题征询意见；就具体事项与同级部门或有关单位进行协商；向局内各单位印发机关规章制度和通知有关事项；其他需要以局办公室名义印发的函件等。

发文字号为：汕统办函[××××]×号。

六、发文办理

（二十）发文办理指以本局名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（二十一）草拟公文应当做到：

1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短，一般不超过3000字。

3、公文的文种应当根据行文目的、本局的职权和与主送机关的行文关系确定。

4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引文号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。

7、使用国家法定计量单位。

8、文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他使用阿拉伯数字。

（二十二）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，拟文单位应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，可由局领导出面协调，仍不能取得一致意见，可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

（二十三）拟制公文，如涉及局内其他单位的业务权限，拟文单位应事先主动与有关单位协商并会签。如协商仍不能达成一致意见时，应列明各方理据，报请局领导协调或裁定。

（二十四）公文的草拟，先由主办单位起草，并由单位负责人审核，然后送办公室审核，再呈局领导签发。办公室审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法规定等。

（二十五）联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。

（二十六）以本局名义制发的上行文，由局长或主持工作的副局长签发；以本局名义制发的下行文或平行文，由局长或者由分管副局长签发；以局办公室名义制发的公文，由办公室主任签发，重要公文由办公室主任报请局长或副局长审定。负责人签发公文应明确签署意见，并署签发人姓名和日期。

（二十七）公文正式印制前，由拟文单位负责校对，校对以最后签发人所审定的原稿为准，未征得最后签发人同意，不得改动；由办公室文秘部门负责复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。公文印制后如发现问题，须经办公室领导确认后重印。

（二十八）公文的发送：上行文由办公室发送，其他文件由拟文单位入封后交办公室发送。

七、收文办理

（二十九）收文办理指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

（三十）我局以外各单位来文，均由办公室办理签收、登记。局内各单位自行收到需要由我局办理的公文，要转送办公室签收、登记，并按收文程序办理。

（三十一）我局收到上级机关下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见，送局领导批示后办理。

收到同级部门或下级机关报送的需要我局办理的公文，先由办公室进行审核。审核的重点是：是否应由我局办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家的法律、法规及有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范等。

经审核，对符合规定的公文，由办公室提出拟办意见，送局长或副局长批示，或者交有关单位办理。需要两个以上单位办理的应当明确主办单位。紧急公文，应明确办理时限。对不符合规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

（三十二）有关部门送我局会签的文稿，由办公室签收、登记并按照职权范围先送相关单位提出意见后，再报局领导签批。有关部门送我局对口业务联系的信函直接由有关单位办理。

（三十三）领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

（三十四）承办单位收到交办的公文后应进行登记，并及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，对没有时限要求的公文承办单位（含主办、协办）一般要在7个工作日内办毕，并在办理结果上签上单位负责人姓名、时间后退回办公室。确有困难未能按时办结的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回办公室，并说明理由。

收文办理中如遇涉及其他单位职权的事项，主办单位应主动与有关单位协商；如有分歧，主办单位负责人要出面协调，经协商仍不能取得一致，可报请局领导协调或裁定。

（三十五）送局领导批示或者交有关部门办理的公文，较重要或较紧急的，应标注传阅时限。办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

（三十六）文件传阅不得扣留延误，阅后不得横传，应交由办公室传送。绝密级文件的传阅，按照有关规定执行。

（三十七）办公室收集各单位办理结果后，应立即进行综合，形成文稿，由办公室主任审核后，呈局领导签发。对有具体事项的重要公文批示，办公室和主办单位应及时了解和反馈执行情况。

八、公文归档

（三十八）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

（三十九）归档范围内的公文，应当根据相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的完整。

（四十条）鉴定档案保存价值、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，参照市档案管理机关的有关规定执行。未经同意，不得擅自销毁应归档的公文。

（四十一）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，协办单位保存复制件或其他形式的公文副本。

（四十二）草拟、修改和签批公文，书写所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

九、公文管理

 （四十三）公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（四十四）上级机关公文，除注明不准翻印的外，经局领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

（四十五）公开发布的本局公文，必须经本局批准。经批准公开发布的公文，同本局正式印发的公文具有同等效力。

（四十六）本局公文复印件作为正式公文使用时，应加盖本局证明章。绝密级公文不得复印，机密、秘密件复印，须由局办公室负责人批准。公文复印件按正式公文管理。

（四十七）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

（四十八）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可销毁。

（四十九）销毁秘密公文，由办公室统一收缴、销毁，销毁时要到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

（五十）工作人员离岗时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

（五十一）密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

十、附则

（五十二）中共汕尾市统计局党组、大型普查的公文处理工作参照本办法执行。行政规章和法律文书等公文，依照有关规定处理。处事公文，按照外事部门的有关规定处理。

（五十三）公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

（五十四）本办法由汕尾市统计局办公室负责解释。

（五十五）本办法自印发之日起实施。